KĂĽmme asja, mida te ei peaks Excelis tegema | Tootlikkus
BLOG

KĂĽmme asja, mida te ei peaks Excelis tegema | Tootlikkus

Kasutajad, kes soovivad tööriista paremat toimimist, peavad vältima mõnda Exceli toimingut. Microsoft Office'i programmil on mitu atribuuti, mis on kasulikud arvutustabelis lihtsate või keerukate andmete arendamiseks, säilitamiseks, analüüsimiseks ja korraldamiseks. Seetõttu kasutavad seda tarkvara laialdaselt ettevõtted, üliõpilased ja tavakasutajad.

LUGEGE: Excelil on funktsioonid, mis muudavad teie elu lihtsamaks; oskan kasutada

Kuid näiteks mittevajalike ressursside sisestamine või lahtrite tühjaks jätmine on toimingud, mis võivad kahjustada Exceli funktsioone ja tekitada tarkvaras probleeme. Parema kogemuse saamiseks vaadake allpool muid näiteid programmi "keelatud" toimingutest.

Arvutustabelid on puhkuse nautimiseks valmis Microsoft Excelis kasutamiseks

Arvutustabelid on puhkuse nautimiseks valmis Microsoft Excelis kasutamiseks

Kas soovite osta mobiiltelefone, telereid ja muid sooduskaupu? Tutvuge TechTudo võrdlusega

Tühjad ruumid tabelites võivad tunduda kahjutud, kuid paljudel juhtudel kahjustavad need Exceli jõudlust. Tühjad lahtrid võivad häirida mõne tööriista funktsiooni, näiteks andmete filtreerimist või pöördetabeli arendamist.

Probleemide vältimiseks on hea mõte iga kord, kui andmeteta ruum täidetakse numbriga 0 või N / A. Excel võimaldab teil tühjad lahtrid automaatselt täita, mis teeb selle töö lihtsamaks.

Excelis ei soovitata paljude tĂĽhjade lahtritega tabeleid luua Foto: Reproduo / Andr SugaiExcelis ei soovitata paljude tĂĽhjade lahtritega tabeleid luua Foto: Reproduo / Andr Sugai

Excelis ei soovitata paljude tĂĽhjade lahtritega tabeleid luua Foto: Reproduo / Andr Sugai

2. Kasutage tekstiredaktorina

Excel on arvutustabeli redigeerija ja seda ei arendatud teksti redigeerimiseks, seetõttu pole soovitatav seda kasutada muuks otstarbeks kui originaal. Ehkki programmis pole teksti redigeerimisega probleeme, on tarkvara õigesti vormindada palju keerulisem (ja mõnel juhul ka võimatu). Word on seda tüüpi töö jaoks kõige sobivam tööriist.

Word on fototeksti redigeerimiseks kõige sobivam tarkvara Microsoft Office'i paketis: Divulgao / MicrosoftWord on fototeksti redigeerimiseks kõige sobivam tarkvara Microsoft Office'i paketis: Divulgao / Microsoft

Word on fototeksti redigeerimiseks kõige sobivam tarkvara Microsoft Office'i paketis: Divulgao / Microsoft

3. Sisestage päises olevad numbrid

Numbrite veerupäistena asetamine võib põhjustada probleeme valemi toimingutega. Tarkvaral on võimalik tõlgendada pealkirja osa andmevahemikust, mis segab tööriista teatud funktsioonide tulemusi. Probleemi võib leida näiteks siis, kui proovite käivitada matemaatilisi valemeid, näiteks "= SUM ()" ja "= MULT ()".

4. Jagage faile ilma kaitseta

On väga tavaline, et Exceli faile näeb ja redigeerib rohkem kui üks kasutaja. Kuid mitte kõik neist ei nõua või neil pole luba teatud projekti teavet muuta. Seetõttu on Exceli töölehtede kaitsmata jagamisel väga oluline tähelepanu pöörata. See programm võimaldab teil kontrollida, kes ja milliseid andmeid saab muuta. Konfiguratsioon takistab inimestel, isegi ilma halbade kavatsusteta, arvutustabeli toimingute jaoks olulist teavet muuta.

See tarkvara võimaldab blokeerida kõik arvutustabeli lahtrid: Reproduo / Marcela VazSee tarkvara võimaldab blokeerida kõik arvutustabeli lahtrid: Reproduo / Marcela Vaz

See tarkvara võimaldab blokeerida kõik arvutustabeli lahtrid: Reproduo / Marcela Vaz

5. Jaotage arvutustabeleid ilma vigadeta

# DIV / 0!, # N / A, #NAME?, #NULL !, #NUM!, #REF! ja #VALUE! on vaid mõned tõrketeated, mis võivad ilmuda Exceli töölehtedel. Põhjuseid võib olla lugematu arv, alates kehtetutest andmetest kuni rakkude eemaldamiseni. Exceli valemites sisalduv tõrkekäsitsusfunktsioon on arvutustabelite korrektse sööda hõlbustamiseks ja selle organiseeritumaks muutmiseks väga kasulik. Selliseid funktsioone nagu "ERROR (väärtus, väärtus_if_error)" saab kasutada kasutajatele näitamiseks, miks valemi tulemused ei kattu.

6. Hävitage uusimad andmed

Sama arvutustabeli taaskasutamine uute andmete sisestamiseks võib olla kiire ja praktiline, kuid see on ohtlik valik, eriti kui faili teave on värske. Mõned probleemid võivad tekkida siis, kui olulised andmed (eriti ametialased) hävitatakse või kirjutatakse muude andmetega üle. Seetõttu on ideaalne tööraamatuid või arvutustabeleid kopeerida, uut teavet sisestada ja vastavalt ümber nimetada.

Mõned arvutustabelite suvandid leiate lehelt Excel Photo Template: Reproduo / Helito BijoraMõned arvutustabelite suvandid leiate lehelt Excel Photo Template: Reproduo / Helito Bijora

Mõned arvutustabelite suvandid leiate lehelt Excel Photo Template: Reproduo / Helito Bijora

7. Usaldage ainult vaikeseadeid

Exceli pakutav tabelimall võib olla kasulik mitmesugustel juhtudel ja vajadusteks, tehes töö kiiremaks ja atraktiivse paigutusega. Kuid pole ainult loota programmi sätetele. Selle malli praktilisus pole seda väärt, kui enne kasutamist on vaja mõnda muudatust teha. Seetõttu, kui plaanite tabeleid sageli kasutada, on parem kasutada kohandatud faili loomiseks redigeeritud faili.

8. Linkige paljude töövihikute andmed

Mitme arvutustabeli andmete linkimine on tarkvara väga huvitav funktsioon, kuid seda tuleb kasutada ettevaatlikult. See funktsioon võib põhjustada probleeme, kui kasutajad muudavad või ei sulge näiteks teatud kaustu, muutes failid ebastabiilseks ja raskesti hallatavaks. Kui mõnes muus arvutustabelis on vaja luua palju linke, on soovitatav valemit muuta ja otsida muid lahendusi.

Ressursid võimaldavad teavet varjata ilma andmeid jäädavalt kustutamata. Foto: Reproduo / Rodrigo FernandesRessursid võimaldavad teavet varjata ilma andmeid jäädavalt kustutamata. Foto: Reproduo / Rodrigo Fernandes

Ressursid võimaldavad teavet varjata ilma andmeid jäädavalt kustutamata. Foto: Reproduo / Rodrigo Fernandes

9. Liigutage varjatud ridu ja veerge

See programm võimaldab teil peita ridu ja veerge, kõrvaldades need ilma arvutustabelist jäädavalt eemaldamata. Seda funktsiooni kasutatakse andmete printimiseks enne printimist ja teabe organiseeritumaks muutmiseks. Kui seda ei kasutata õigesti, võib see funktsiooni segadusse ajada teiste kasutajate arusaamisega, kes ei pruugi arvutustabeli loogikast aru saada. Lisaks võib peitmine kahjustada VBA-d (Virtual Basic for Applications) kasutavaid arvutustabeleid.

10. Looge tarbetuid keerulisi valemeid

Paljud kasutajad usuvad, et mitmete toimingute panemine ühte valemisse kapslisse on hea aeg aja ja vaeva säästmiseks. Kuid arvutustabelite suuruse ja keerukuse kasvades muutuvad toimingud ohtlikuks.

Mõningaid töölehega seotud üksikasju võib eirata, kui valemit tuleb mitu korda muuta. Sageli keerukate valemite, näiteks "VLOOKUP" ja "OFFSET", rakendamine võib muuta projektid keerukaks ja sellest tulenevalt aeglasemaks.